7 zásad právního psaní: Jak napsat účinný právní text?

Aug 21

Psaní každého druhu právního textu má svá pravidla.

Existuje však několik zásad, kterých bychom se měli držet vždy – ať už se snažíte někoho přesvědčit, o něčem ho informovat, anebo ho k něčemu přimět.

O jaké zásady podle mě jde? A proč že na nich vůbec záleží? Právě to se dozvíte v tomto článku.

1. Ujasněte si, pro koho píšete a co je cílem vašeho textu: Než začnete psát, pokuste se vžít do čtenářovy kůže a mějte jasnou představu o tom, čeho chcete textem dosáhnout.
2. Očistěte text od slovní vaty a běžte rovnou k věci: Váš čtenář nestojí o rozvláčné formulace, zbytečné detaily nebo nikam nevedoucí odbočky – podobně jako o ně v pozici čtenáře nestojíte vy. Pište proto stručně a přímočaře. Zajistíte tím, že čtenář bude číst pozorně, pochopí podstatu textu a nic mu neunikne.
3. Veďte čtenáře za ruku: Používejte nadpisy, podnadpisy, odrážkové seznamy a návodné spojky. Všechny tyto nástroje slouží jako takové malé turistické značky, kterými čtenáři usnadníte putování textem a zajistíte, že se na své osamocené výpravě neztratí.
4. Nepište složitěji, než musíte: Popsat jednoduchý problém složitě umí každý druhý. Staňte se raději těmi, kdo umí i složitý problém popsat srozumitelně. Používejte běžná česká slova, pište v kratších větách a dostatečně návodně vysvětlujte. Odměnou vám bude čtenář, který vás skutečně pochopí – a to není málo.
5. Dejte si pozor na jazykové a typografické přešlapy: Za nevzhledný dokument nebo jazykové chyby nás žádný soud neodsoudí. Stále to však mohou udělat naši čtenáři. A ti to udělají. Než proto text odešlete, důkladně ho zkontrolujte.
6. Vdechněte textu život: Čtení právního textu nemusí být utrpení. Kombinujte různě dlouhé věty, sem tam použijte nějaké to přirovnání a snažte se ke čtenáři hovořit tak, jako by seděl přímo před vámi. Snáze tím udržíte jeho pozornost a vaše sdělení se mu lépe vryje do paměti.
7. Žádným z mých doporučení se neřiďte slepě: Ani na dlouhých větách, trpném rodu nebo cizích slovech není samo o sobě nic špatného. Vždy s nimi ale pracujte vědomě a cíleně.

Pojďme se na všechna doporučení podívat zblízka.

1. Ujasněte si, pro koho píšete a co je cílem vašeho textu

Představte si, že bych vás poprosil, abyste někomu koupili ten nejlepší možný dárek. Asi byste mi hned odvětili: „No jo, ale pro koho?“ Víte totiž, že aby váš dárek slavil úspěch, musíte vědět něco o člověku, který ho má dostat– třeba co rád dělá ve volném čase, kolik má let nebo čím se živí.

A stejné je to i při psaní. Je totiž něco jiného psát podání pro zkušeného soudce, e-mail pro klienta v oddlužení nebo rešerši pro nadřízeného. Každý z těchto čtenářů je totiž jiný. A vy byste to měli brát při psaní v potaz. Jen tak totiž bude váš text účinný.

Než proto začnete psát, zkuste se vžít do čtenářovy kůže. Pomoct vám k tomu mohou tyto otázky:

Co už čtenář o daném problému ví?
Je čtenář právníkem, poučeným laikem nebo je pro něj právo španělskou vesnicí?
S jakým úmyslem text čte a co od něj očekává?
Kolik času na čtení má a co dalšího ho při čtení svazuje?
Co asi na podobných textech oceňuje?
A co naopak nesnáší?
Jak se asi při čtení mého textu cítí?
Jaké otázky mi dělaly při psaní textu problém?

Vidíte přímo před sebou toho šťastlivce, kterému na stůl nebo do e-mailové schránky přistane váš text? Skvělé!

Teď si ujasněte ještě jednu věc: Čeho přesně se snažíte textem docílit? Chcete někoho přesvědčit, něco mu vysvětlit anebo chcete nastavit nějaká pravidla? Až v tom budete mít jasno, zamyslete se, jak toho ve vztahu ke svému čtenáři (o kterém už teď máte vcelku jasnou představu) nejlépe docílíte.

Právní texty se zkrátka píšou proto, abychom něčeho dosáhli ve vztahu k nějakému čtenáři. Nejprve si proto ujasněte, proč a komu píšete. Hotovo? Pojďme se vrhnout na zbylá doporučení. Slibuju, že už to bude o poznání konkrétnější.

2. Očistěte text od slovní vaty a běžte rovnou k věci

Nepište právní texty jako detektivku, ve které se pomyslný vrah zjeví až na poslední straně. A nedopusťte ani to, aby váš text působil jako epos, pod kterým se bude prohýbat stůl. Váš čtenář o nic z toho nestojí – podobně jako byste o to na jeho místě nestáli vy.

Pište proto stručně a přímočaře:

Pokud můžete tři slova zkrátit na jedno, udělejte to. Pokud můžete dlouhé slovo nahradit krátkým, udělejte to jakbysmet.
Vyhýbejte se zdlouhavé úvodní omáčce, neztrácejte čas popisem druhořadých informací a zaměřte se na podstatu věci.
Nebojte se shrnout hlavní sdělení textu hned v prvním odstavci nebo na první straně.
Upřednostněte formulace v činném rodě.
Nezabíhejte do zbytečných detailů – neutápějte své myšlenky v datech, místech, číslech, jménech a dalších podrobnostech, které nejsou pro text podstatné.
Omezte používání přídavných jmen a příslovcí.
Zbytečně se neopakujte.
Škrtněte všechny věty a odstavce, které vaše sdělení neposouvají kupředu.
Dlouhé přímé citace používejte jen výjimečně (a pokud tak učiníte, snažte se je přirozeně včlenit do zbytku textu).
Vyhněte se paralelním románům v poznámkách pod čarou.

Čtenáře nezajímá, co všechno víte vy; zajímá ho jen to, co potřebuje vědět on. Jakmile přitom nabude pocit, že mrháte jeho časem, začne být netrpělivý a číst méně pečlivě. A vy tak riskujete, že něco špatně pochopí nebo že váš text třeba ani nedočte. Zda je to ve vašem zájmu, posuďte vy sami.

3. Veďte čtenáře za ruku

Svým textem vysíláte čtenáře na pomyslnou cestu – cestu vašimi myšlenkami. Existuje však jedna věc, která mu toto putování zásadně ztěžuje: musí ji celou absolvovat sám. To jediné, o co se může opřít, jsou vaše slova.

Zajistěte proto, aby šel přesně ve vašich šlépějích a nic důležitého nepřehlédl:

Prokládejte text návodnými nadpisy a podnadpisy.
Nebojte se používat odrážkové nebo číselné seznamy.
Rozdělujte text do vhodně dlouhých odstavců.
Používejte formulace, které vám pomohou propojit jednotlivé věty a odstavce (zaprvé, zadruhé; nejprve, poté, nakonec; tento jev, tuto námitku; jinými slovy, nicméně, proto, stručně řečeno).
Podtrhněte své sdělení interpunkčními znaménky – třeba pomlčkami, závorkami nebo dvojtečkami.
Pokud píšete podání nebo třeba rozhodnutí, zvažte očíslování jednotlivých odstavců.
Zajistěte, že na sebe věty a odstavce myšlenkově navazují.
Delší dokumenty doplňte o přehledný obsah.
Položky výčtů se snažte formulovat stejným způsobem.
Nebojte se text doplnit o průběžná shrnutí jednotlivých kapitol a vysvětlení toho, co na čtenáře na následujících stranách čeká
Snažte se omezit množství křížových odkazů.
Utřiďte vaše myšlenky tak, aby měly logický spád (postupujte třeba od obecného ke konkrétnímu, od staršího k novějšímu nebo jakkoli jinak).

Všechny tyto nástroje – od nadpisů, přes odrážkové seznamy, až po všemožné spojovací výrazy – fungují jako takové malé turistické značky. Nejenže jimi čtenáři usnadníte putování vaším textem, ale také zajistíte, že se na své osamocené výpravě neztratí.

4. Nepište složitěji, než musíte

Neříkám, že by vaše analýzy či smlouvy měly být prosté jako čítanka. Ani neříkám, že byste měli psát hovorově. A už vůbec neříkám, že byste měli zjednodušovat na úkor přesnosti.

Říkám jen to, že nedává smysl psát složitěji, než je třeba. A na tom bychom se shodnout mohli, ne?

Pojďme to tedy přetavit do hrstky konkrétních doporučení:

Používejte běžná česká slova; po odborném nebo cizím výrazu sáhněte tehdy, pokud je přesnější nebo podstatně šetří počet znaků.
Dostatečně návodně vysvětlujte jednotlivé souvislosti.
Pokud se bojíte, že by čtenář nemusel nějaký pojem pochopit, vysvětlete ho.
Upřednostněte činný rod; trpný rod použijte, jen pokud pro to máte dobrý důvod.
Nebojte se používat grafy, diagramy, časové osy, obrázky nebo tabulky.
Přísudek a podmět držte u sebe a co nejblíže začátku věty.
Než text odešlete, nechte ho na chvíli uležet. Pak se k němu vraťte se svěžíma očima a zamyslete se, zda by nebylo vhodné v něm něco dovysvětlit nebo doplnit.
Pokud je pro váš text důležitý obsah nějakého dokumentu– třeba smlouvy, zákona nebo zápisu z jednání– překopírujte jeho relevantní část přímo do vašeho textu.
Snažte se přímé citace návodně uvést.
Nebojte se něco vysvětlit na hypotetickém příkladě.
Upřednostněte kladné tvary před zápornými.
Odolejte nutkání psát příliš formálně; vyjádřete své myšlenky tak, jako byste je někomu říkali tváří v tvář.
Předpokládejte, že čtenář ví o obsahu vašeho textu spíše méně než více.
Pokud dlouze popisujete nějakou složitější myšlenku, nebojte se ji poté stručně shrnout.
Nezahlťte text zkratkami.
Dávejte přednost krátkým a středně dlouhým větám; mějte se na pozoru před sáhodlouhými souvětími.

Možná se bojíte, že po tom všem budete vy a váš text působit až příliš jednoduše.

Nebojte se.

Právníci i neprávníci srozumitelně napsané texty milují. A vás si za ně budou vážit jakbysmet. Nebo vás snad napadá nějaký lepší důkaz o vašich dovednostech než schopnost popsat složité věci jednoduše?

5. Dejte si pozor na jazykové a typografické přešlapy

Podobně jako byste nešli na soudní jednání v pomuchlané a zašpiněné košili, neměli byste dát z rukou text, který nevypadá dobře a obsahuje jazykové chyby.

Nejenže budete působit nedůvěryhodně a nekompetentně. Váš posluchač či čtenář se zároveň nebude moct plně soustředit na to, co mu chcete sdělit – jeho pozornost budou totiž stále odvádět ony fleky či překlepy.

Abyste tomu předešli, postarejte se o následující:

Zajistěte, že text neobsahuje hrubky, překlepy nebo chyby ve formátování.
Ztučňování a kurzívu používejte střídmě; různě barevné písmo a podtržení používejte výjimečně.
Zasaďte se o to, aby váš dokument působil čistě, vzdušně a profesionálně.
Buďte konzistentní – upravte dokument tak, aby stejné věci vypadaly stejně.

Za neúhlednost dokumentu nebo jazykové chyby nás sice žádný soud neodsoudí. Stále to však mohou udělat naši čtenáři. A ti to udělají. Nedávejme jim k tomu proto příležitost.

6. Vdechněte textu život

Právní texty nepíšeme proto, aby je naši čtenáři četli při sobotních večerech se sklenkou vína nebo horkého čaje. Pokud se vám však podaří dodat textu jiskru, snáze přitáhnete čtenářovu pozornost a vaše myšlenky se mu vryjí do paměti.

Čtení vašeho textu bude pro čtenáře potěšením – nebo minimálně menším utrpením – už díky předchozím tipům. Přesto ještě několik z nich zmíním:

Kombinujte různě dlouhé věty.
Nebojte se přirovnání, metafor, řečnických otázek a příkladů.
Vyhýbejte se slovesu být a mnohonásobným záporům.
Upřednostněte činný rod.
Přeformulujte nadpisy do podoby otázek.
Používejte běžná česká slova a snažte se o to, aby váš text nepůsobil příliš abstraktně a odosobněně.
Nebojte se přesunout některé odkazy na cizí zdroje do poznámek pod čarou.
Pište konverzačním stylem a vtáhněte čtenáře přímo do textu – tak, aby měl pocit, že jste napsali text přímo pro něj.

Chcete znát jednoduchou techniku, jak toho všeho snadno dosáhnout? Neformulujte vaše myšlenky tak, jako byste je psali, ale jako byste je vašemu čtenáři říkali tvář v tvář. A než text odešlete, nejprve si ho po sobě nahlas nebo aspoň v hlavě přečtěte. Budete překvapeni, čeho všeho si vaše uši všimnou.

7. Žádným z doporučení se neřiďte slepě

Ač má doporučení mohou působit vcelku jednoznačně a bezvýjimečně, žádné z nich nevnímejte jako skálopevné pravidlo, kterého byste se měli držet zuby nehty:

Prim hraje vždy obsahová přesnost. Pokud tak hrozí, že byste kvůli zkrácení nebo zjednodušení něco podstatného překroutili nebo opomenuli, ponechte text tak, jak je.
Pokud po vás klient nebo nadřízený vyžaduje, abyste při psaní používali právničtinu, raději se jim přizpůsobte. To neznamená, že byste se je nemohli průběžně snažit přesvědčit o opaku. Dlouhodobě však bude lepší si udržet práci než svůj styl psaní.
I dlouhé věty, trpný rod nebo skutkové detaily mají v právníkově slovníku své místo. Někdy totiž chceme naše pochybnosti skrýt v delší větě. Někdy zní trpný rod lépe než ten činný. Někdy mohou právně zbytečné detaily dokreslovat skutkové pozadí našeho textu. Jde však o to, abychom s těmito nástroji pracovali účelně. (Jeden příklad za všechny: setkal jsem se se situací, kdy bylo v zájmu autora, aby se čtenář textem dlouho prokousával nebo ho vůbec nedočetl. Napsal proto text o mnoho desítkách stran. Byl text dlouhý? Byl. Byl ale zbytečně dlouhý? To už se říct nedá, svůj účel totiž splnil.)

Psaní zkrátka nezná slova jako „správné“ či „špatné“, ale jen „vhodné“ a „nevhodné“. A to, co je v daném případě vhodné, závisí na řadě okolností. Na nás je, abychom tyto situace dokázali rozeznat.